DocuWare

Wir entwickeln Branchenpakete speziell für Hausverwaltungen, mit eigenen Konnektoren, erweiterter Workflow-Logik und einer klaren Integrationsstrategie.

wie alles begann

einblick vom gründer

founder
Als wir begonnen haben, mit DocuWare zu arbeiten, haben wir uns bewusst gefragt: Wollen wir nur ein weiterer Reseller werden, der Lizenzen verkauft und ein DMS implementiert – oder wollen wir die echten Probleme lösen, denen Hausverwalter jeden Tag gegenüberstehen?

Schnell wurde klar: Ein Dokumentenmanagement-System allein reicht nicht. Sichere, revisionssichere Archivierung ist wichtig – aber sie ist nur das Fundament.

Für mich liegt darin der entscheidende Unterschied: Wir verkaufen kein DMS. Wir bauen ein Integrations-Ökosystem, das Hausverwaltungen wirklich entlastet.
das problem

Ihre Systeme arbeiten nebeneinander, nicht miteinander.

Jeden Tag erreichen Rechnungen Ihr Unternehmen auf unterschiedlichsten Wegen – per E-Mail, als eingescannter Posteingang oder exportiert aus anderen Systemen. Und was ein einfacher, strukturierter Prozess sein sollte, wird oft zu einer Abfolge manueller Schritte, Workarounds und Koordinationsaufwand zwischen Tools.

Manuelle Erfassung von Rechnungen

Doppelte Erfassung von Rechnungen über verschiedene Systeme hinweg

Manuelles Hochladen von Rechnungen in das CRM

Keine standardisierte Ablagestruktur

Fehlende Struktur in der Rechnungsverarbeitung

Druck, Dokumente GoBD- und DSGVO-konform zu speichern.

die lösung

Was wäre, wenn sich die Verarbeitung von Rechnungen und Post nicht mehr fragmentiert anfühlte, sondern von Anfang an einer klaren, integrierten Logik folgte? Das Ergebnis ist nicht nur digitale Ablage, sondern ein vollständig integrierter Workflow, der Doppelarbeit reduziert, Transparenz schafft und Compliance von Grund auf sicherstellt.

funktionen

einheitlicher dokumenteneingang

Dokumente erreichen Sie über viele Kanäle: dedizierte Rechnungspostfächer, Outlook, eingescannte Post oder externe Systeme wie facilioo und Impower. Statt jede Quelle separat zu behandeln, führen wir sie in einer strukturierten Eingangsebene zusammen.

  • E-Mails und Anhänge werden automatisch importiert.
  • Outlook ermöglicht selektive Archivierung mit Metadaten-Indexierung.
  • Gescannte Dokumente werden über überwachte Ordner geleitet und effizient mittels QR-Code-Stempeln getrennt.
  • Dokumente aus facilioo oder Impower werden automatisch abgerufen und so verknüpft, dass Duplikate von Anfang an vermieden werden.
E-Mail Outlook Scanner Integrationen Zentrale Annahme DocuWare
funktionen

strukturierte indexierung mit KI

Nach dem Import werden Dokumente in einem kontrollierten Korb zur Verarbeitung abgelegt. Eine KI extrahiert Rechnungsdaten wie Beträge, Daten, Rechnungsnummern und Kreditoreninformationen, reduziert manuellen Aufwand und minimiert Fehler. Kritische Referenzfelder wie Objekte, Verträge oder Kreditoren werden nie als Freitext eingegeben. Stattdessen werden Stammdaten direkt aus Ihren ERP- und CRM-Systemen importiert, um konsistente Datenqualität zu gewährleisten. In vielen Fällen können Kreditoren sogar automatisch per IBAN-Extraktion identifiziert werden. Das ist nicht nur Ablage – das ist der Aufbau eines verlässlichen Datenfundaments.
Dokument Verarbeitung KI-Extraktion Betrag Datum Rechnung Nr. Kreditor IBAN ERP CRM Indexierter Datensatz
funktionen

archivierung mit voller transparenz

Dokumente werden sicher in DocuWare mit strukturierten Indexdaten abgelegt. Volltext- und Schlagwortsuche ermöglichen sofortigen Zugriff, während Versionierung und Protokollierung vollständige Nachvollziehbarkeit gewährleisten. Das Ergebnis ist mehr als Ablage – es ist eine durchsuchbare, compliance-konforme Dokumentenumgebung, die Audits, Finanzprüfungen und operative Klarheit unterstützt.
Dokument Archiv Suche Verlauf
funktionen

vertragsmanagement im workflow

Verträge werden automatisch über definierte Kategorien in Ihrer Ablagestruktur erkannt. Sobald ein Dokument als Vertrag markiert ist, werden Ablaufdaten erfasst und Erinnerungsaufgaben rechtzeitig vor Fristen erzeugt. Dedizierte Übersichten zeigen aktive und auslaufende Verträge. Keine externen Tabellen. Keine vergessenen Fristen. Governance ist direkt in Ihre Dokumentenlogik eingebettet.
Dokument Vertrag Läuft ab Erinnerung Übersicht
funktionen

automatisierung durch referenzerkennung

Wiederkehrende Dokumente wie Versicherungsrechnungen oder Lastschriftzahlungen folgen vorhersehbaren Mustern. Durch das Erkennen von Referenznummern wie Vertrags- oder Versicherungsnummern kann das System zukünftige Dokumente automatisch indexieren und verarbeiten, sobald das erste strukturiert wurde. Was als eine korrekt trainierte Rechnung beginnt, wird zu einem automatisierten Prozess. Mit der Zeit reduziert das den manuellen Aufwand erheblich.
Muster Gelernt Dokument Dokument Dokument Dokument Dokument Dokument IBAN DE89 3704 0044 0532 Verarbeitet
funktionen

strukturierte portfolio-übergabe

Wenn Objekte die Verwaltung wechseln, muss die Dokumentation sauber und professionell übergeben werden. Weil Dokumente konsistent indexiert und digital abgelegt sind, können ganze Objektportfolios in strukturiertem Format exportiert werden. Interne Informationen bleiben geschützt. Der Empfänger benötigt kein DocuWare. Die Übergabe wird kontrolliert, effizient und compliance-konform – auch am Ende eines Mandats.
Quellportfolio Neuer Verwalter strukturierte Übergabe Export interne Daten geschützt Portfolio
compliance & sicherheit

audit-sicher. DSGVO- und GoBD-konform. cloud-basiert.

Digitales Dokumentenmanagement schafft nur dann Wert, wenn es Audits, gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzstandards standhält. Gerade in der Immobilienverwaltung, wo finanzielle Transparenz und regulatorische Compliance nicht optional sind.

ISO 27001 zertifizierte Infrastruktur

Betrieben auf zertifizierter Cloud-Infrastruktur, die international anerkannte Informationssicherheitsstandards erfüllt.

GoBD-konforme Archivierung

Revisionssichere Dokumentenablage mit vollständiger Nachvollziehbarkeit von Datei- und Indexänderungen – ausgelegt auf die GoBD-Anforderungen.

DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Strukturierte Zugriffskontrolle, verschlüsselte Speicherung und kontrollierte Verarbeitung personenbezogener Daten.

EU-basiertes Cloud-Hosting

Daten gehostet in zertifizierten europäischen Rechenzentren, im Einklang mit den EU-Datenschutzvorgaben.

unser vorteil

warum ein ökosystem den unterschied macht

Nicht jede Dokumentenmanagement-Lösung ist auf die operative Realität der Immobilienverwaltung ausgerichtet. Einige fokussieren auf Ablage, andere auf ein einzelnes ERP, wieder andere auf Zusammenarbeit.

Wir konzentrieren uns darauf, eine strukturierte Integrationsplattform zu bauen, die alles verbindet.

unser ÖkosystemDocuWare (standard)Sharepoint-basiertERP-integriertes DMS
Spezialisierung auf die Immobilienverwaltung
tiefe ERP-Integration
CRM-Integration & Prozessverknüpfung
strukturierter Rechnungs-Workflow
Automatisierung über Referenzerkennung
Vermeidung doppelter Zahlungen
integriertes Vertragsmanagement
GoBD-konforme & versionierte Archivierung
strukturierter Portfolio-Übergabe-Export
Unabhängigkeit & Skalierbarkeit
preise

transparente Preise für strukturiertes Wachstum

Jedes Hausverwaltungsunternehmen ist anders, aber die Herausforderungen sind oft ähnlich. Deshalb orientieren sich unsere Preise an messbaren Faktoren wie der Anzahl der verwalteten Einheiten und Mitarbeiter. Das Ziel ist einfach: planbare Investition, abgestimmt auf Ihre operative Komplexität.
verwaltete EinheitenMitarbeiterEinrichtung*monatliche Lizenzgebühren (jährliche Zahlung)
bis zu 1.500 Einheiten bis zu 8 Mitarbeiter ab €6.000 ab €400
bis zu 3.000 Einheiten bis zu 15 Mitarbeiter ab €12.000 ab €1.290
bis zu 6.000 Einheiten bis zu 25 Mitarbeiter ab €17.000 ab €1.950
bis zu 10.000 Einheiten bis zu 40 Mitarbeiter ab €25.000 ab €2.900
10.001+ Einheiten 41+ Mitarbeiter auf Anfrage auf Anfrage

Impower-Kunden erhalten einen Rabatt auf die Cloud-Einrichtung, da wir eine vereinfachte Version unseres Rechnungseingangsprozesses speziell für Impower anbieten.

die genannten Preise spiegeln gängige Unternehmensgrößen in der Hausverwaltung wider. Weicht Ihr Setup davon ab, entwickeln wir gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung.

individuelles Angebot anfragen
faqs

häufig gestellte Fragen

Unsere Lösung richtet sich ausschließlich an:

  • WEG-Verwalter
  • Mietverwalter
  • gemischte Hausverwaltungen
  • 5–50+ Mitarbeitende
  • ERP-gestützte Organisationen

Wir sind bewusst spezialisiert.

übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Hausverwaltungsprozesse

Ersetzen Sie manuelle Abläufe durch strukturierte, vernetzte Prozesse. In einer kurzen Demo zeigen wir Ihnen, wie ERP, CRM und Dokumentenmanagement nahtlos zusammenspielen.

Beratung anfragen
An unhandled error has occurred. Reload 🗙